Управление ресурсами

Управление ресурсами — одна из основных подсистем управления проектами со своими особыми процессами, методами и техниками. В современных методологиях управления проектами к ресурсам относят любые средства достижения целей проекта: персонал, оборудование, материалы патенты, лицензии, транспортные расходы и т. д.^[1]

В сферу управления ресурсами входят процессы планирования, развития, распределения, контроля и высвобождения ресурсов. Управление ресурсами играет ключевой роль при оценке стоимости проекта и организации работы персонала. Так, свод знаний по управлению проектами выделяет в отдельную область знаний практики по управлению человеческими ресурсами.

Принято выделять два типа ресурсов проекта, которые условно можно разделить на два типа: возобновляемые и невозобновляемые^[2].

• К невозобновляемым ресурсам относят материалы, сырье, детали — любые складируемые объекты, которые расходуются во время реализации проекта.
• К возобновляемым ресурсам, или ресурсам типа мощность, относят людей, машины, оборудование, электроэнергию и т. д.

Понятие ресурса тесно связано с понятием «работа», поскольку ресурсы расходуются именно во время выполнения отдельных работ, порядок которых определяет календарный план-график^[3]. Поэтому процессы планирования структуры работ проекта и планирование ресурсов тесно связаны между собой. Основная задача управления ресурсами сводится к тому, чтобы добиться приемлемого графика работы, при котором не будет ни перерасхода ресурсов, ни их недостатка. Связь между планом проекта и распределением ресурсов ещё называют ресурсным мостом.

За реальной конфигурацией процессов всегда стоит методология управления проектами, принятая организацией, однако можно выделить ряд общих черт в подходах к управлению ресурсами. Прежде всего это высокая роль планирования ресурсов, которое включает в себя следующие компоненты:

• разработку и анализ комплексов работ и ресурсов;
• разработку системы распределения ресурсов и назначение исполнителей;
• контроль за выполнением работ и распределением ресурсов.

Основная задача ресурсного планирования сводится к тому, чтобы составить график распределения ресурсов таким образом, чтобы он шел как можно ближе к графику выполнения работ. Это продиктовано тем, что затраты на хранение ресурсов ведут к увеличению стоимости проекта, а простои в работе из-за нехватки ресурсов — к срыву сроков и рискам закрытия всего проекта. Кроме того, не все типы ресурсов возможно складировать, поэтому некоторые из них должны быть предоставлены точно к началу работ.

Существует два основных метода ресурсного планирования^[4]:

• планирование при ограничении по времени — когда для того, чтобы уложиться в сроки проекта, можно без ограничений увеличивать количество и интенсивность использования ресурсов.
• планирование при ограничении по ресурсам — когда основным ограничителем проекта выступает количество имеющихся ресурсов, которые определяют основные параметры планируемого проекта.

Назначение трудовых ресурсов, как правило, проходит в два этапа. На первом этапе в ресурсном плане указывают только роли исполнителей — набор определённых требований к квалификации исполнителя, или должность. Детализация ролей начинается на втором этапе, уже ближе к началу проекта^[5]. Результатом планирования трудовых ресурсов считается появление ресурсного плана — таблицы с указанием количества ресурсов, периодом выполнения работ и ролей.

В крупных организациях процесс управления ресурсами в основном направлен на предупреждение ресурсных конфликтов, возникающих при одновременном использовании одного и того же ресурса в разных проектах. Именно для предупреждения ресурсных конфликтов строятся графики загруженности ресурсов, которые также решают задачи повышения утилизации, или уровня полезной загрузки.

Одним из главных методов управления ресурсами является метод выравнивания. Этот метод тесно связан с методами построения оптимальных расписаний — методом критического пути и методом критической цепи. Суть метода выравнивания заключается в том, чтобы обеспечить равномерную загрузку ресурсов путем добавления выравнивающих задержек^[6]. Большинство методик выравнивания подразумевает использование алгоритмов, реализованных в специализированном ПО^[7].

Вводные данные для алгоритмов выравнивания:

• потребности в различных ресурсах, прогнозируемые по периодам времени в будущем;
• конфигурации ресурсов, требуемых для удовлетворения этих потребностей;
• предложение ресурсов, опять же прогнозируемое по периодам времени в будущем.

Цель методик выравнивания состоит в том, чтобы приблизиться к 100%-ой утилизации ресурсов хотя бы на уровне отдельных задач проекта. Например, работник в консалтинговой компании может быть загружен работой сверх стандартных 8 часов в сутки, поскольку назначенную ему задачу нужно выполнить в сжатые сроки, при этом другие сотрудники могут быть вообще не заняты никакой работой. С помощью методик выравнивания можно попытаться скорректировать расписание проекта или более рационально распределить работы внутри проектной команды.

Матрица распределения ресурсов проекта (PRAM) помогает визуализировать распределения ресурсов по различным проектам.

Как и в случае с более широкой дисциплиной управления проектами, существует большое количество программных средств для автоматизации процессов управления ресурсами. В целом выделяют порядка 12 основных задач, которые решает подобное ПО^[8]. Среди основных целей внедрения систем управления ресурсами проектов выделяют:

• оптимизацию план-графиков работ с учётом имеющихся ограничений проекта;
• автоматизация процессов распределения ресурсов;
• учёт фактических показателей использования ресурсов проекта;
• построение отчетности и т. д.

В профессиональных службах и консалтинговых организациях эффективность этих инструментов и процессов обычно отслеживается путем измерения оплачиваемого коэффициента утилизации.

• Управление проектами
• Оптимальное распределение ресурсов